※2021年9月時点の情報です。今後の仕様変更により利用できなくなる場合もございます。

こんにちは、Chatworkのさかぐち（cw-sakaguchi）です。

「Google Apps Script」を利用して「業務効率化」する手順を不定期に更新しております。

最近、FAXとGoogleドライブを連携できるサービスが増えています。

FAXを受信したら、GoogleドライブにPDFデータで保存してペーパレス！
外出時やテレワークでオフィスにいなくても、リアルタイムで確認できる！

ふと「FAXを受信したらChatworkに通知がきたらいいのに」思ったことはありませんか？

今回は「GoogleドライブにPDFファイルが追加されたらChatworkへ通知する仕組み」を作成しようと思います。

※FAXとGoogleドライブの連携手順はこの記事では紹介しておりません。

※Googleドライブの指定したフォルダに追加されるファイル数が多い場合、負荷がかかりエラーになる可能性があります。この仕組を利用する前に、Googleドライブの管理者に運用可否をご相談ください。

Google Apps Scriptとは

gsuite.google.co.jp

Googleが提供しているJavaScriptベースのスクリプト言語です。

インストール作業等は不要でGoogle のサーバーで実行されます。実行するために必要なものは以下の通りです。

Googleアカウント
ネットワーク環境
ブラウザ

この記事でできること

事前に指定したGoogleドライブのフォルダへPDFファイルが追加されたら、Chatworkにメッセージを送信します。

5分おきに以下の内容のスクリプトを動かします。

Googleドライブの指定したフォルダのファイル一覧（PDF指定）を取得
5分以内に登録したPDFファイルの場合、Chatworkへメッセージ送信

手順

Chatwork API Tokenの発行

Chatwork APIを利用してメッセージを送信するため、Chatwork API Tokenを取得します。

以下の手順に沿って発行してください。

APIトークンを発行する

取得した「API Token」はメモ帳などに保存してください（後ほど使います）

ファイル追加時の通知用のグループチャットを作成

GoogleドライブにPDFファイルが追加されたとき、通知メッセージを送信するグループチャットを作成します。

以下の手順に沿って作成してください。

グループチャットを作成する

作成したグループチャットの「ルームID」を取得

作成したグループチャットの「ルームID」を取得します。

以下の手順に沿って取得してください。

ルームIDを確認する

取得した「ルームID」はメモ帳などに保存してください（後ほど使います）

Googleドライブにフォルダ作成

Chatworkに通知メッセージを送信したいファイルを置くフォルダを作成します。

※既にフォルダが存在する場合はこの手順は不要です。

１．画面右上から「ドライブ」をクリック

画面右上から「ドライブ」をクリック

2．フォルダを作成したい場所に移動後、「フォルダ」をクリック

「フォルダ」をクリック

3．新しいフォルダを作成

新しいフォルダを作成

4．「共有」をクリックしフォルダの権限を確認

このフォルダにアクセスするメンバーの権限が設定されているかご確認ください。

「共有」をクリック

Googleドライブの「フォルダID」を取得する

スクリプト内で「フォルダID」を指定する必要があるため、該当フォルダの「フォルダID」を取得します。

URLの赤枠の部分が「フォルダID」となります。

「フォルダID」を取得

https://drive.google.com/drive/folders/[フォルダID]

取得した「フォルダID」はメモ帳などに保存してください（後ほど使います）

Google Apps Scriptの作成

１．「Google Apps Script」をクリック

「Google Apps Script」をクリック

２．左上の「無題のプロジェクト」をクリックし、プロジェクトの名前を設定

プロジェクトの名前を変更

３．最初から記載のある以下のコードは利用しないため削除

function myFunction() {
  
}

４．以下のコードをコピペし、【編集対象】と書かれている部分を修正

// 【編集対象】Chatwork API Token
const CW_TOKEN = 'ここにChatwork APIトークン';
// 【編集対象】通知メッセージを送るグループチャットのルームID
const CW_ROOM_ID = 'ここにルームID';
// 【編集対象】対象のドライブのフォルダID
const FOLDER_ID = 'ここにフォルダID';
// フォルダに新規作成されたファイルがないか確認する間隔（分指定）
const CHECK_MINUTES_TIME = 5;

function myFunction() {

  // アクセス日時を取得（比較用）
  const access_date = Date.now();

  // フォルダ情報を取得
  const folder = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);
 
  // PDFファイルのファイル情報を取得
  const files = folder.getFilesByType(MimeType.PDF);

  // 取得したファイルの数だけ繰り返す
  while(files.hasNext()){

    var file = files.next();
    var create_date = file.getDateCreated();
    var time_diff = (access_date - create_date.getTime()) / (60 * 1000);

    // 指定された時間内に作成されたファイルか
    if(time_diff < CHECK_MINUTES_TIME){
      // Chatwork送信用のメッセージ作成
      var body = '';
      body += '[info][title]ファイルが追加されました[/title]';
      body += 'ファイル名: ' + file.getName() + '\n';
      body += 'URL: ' + file.getUrl();
      body += '[/info]';
      // Chatworkへ送信
      sendMessage(body);
    }
  }
}

// Chatworkへメッセージ送信
function sendMessage(body) {
  const client = ChatWorkClient.factory({token: CW_TOKEN});
  client.sendMessage({
    room_id: CW_ROOM_ID,
    body: body
  });
}